Если была фиксация расхождений - акт с подписями сторон и фото. Этот комплект - ваша защита по трём линиям: качество (паспорт - основа претензии), объём (накладная против показаний счётчика), учёт (закрывающие документы для бухгалтерии). Практические правила обращения с ними: проверяйте комплект до отъезда водителя - «потом пришлём» означает «не пришлём»; сверяйте номер партии в паспорте с накладной и цистерной; храните комплект весь срок службы топлива и дольше - претензия может созреть через месяцы; для юрлица - отдельная папка по поставщику с хронологией.
Если в какой-то поставке паспорт «забыли» - истребуйте его письменно, а не принимайте обещания: документ, запрошенный постфактум, легко подменяется, и это ещё один аргумент брать его на объекте. Систематические «забывания» - маркер компании, с которой прощаться. И ещё: при годовом договоре приложите к нему регламент комплектности документов - тогда «потом пришлём» становится нарушением договора, а не неудобством. Стандартный комплект документов и порядок действий - в материале о доставке ДТ бензовозом.